Kamis, 22 Desember 2011

BAB 5. Gambaran Umum Sistem Pelayanan dan Administrasi pada Kantor Bersama SAMSAT PADANG

BAB 5. Gambaran Umum  Sistem Pelayanan dan Administrasi pada Kantor Bersama
             SAMSAT  PADANG

5.1. PENDAHULUAN
        Bagian ini menjelaskan tentang kondisi internal sistem pelayanan dan administrasi pada kantor Bersama SAMSAT Padang. Hal ini perlu dianalisis untuk melihat sejauh mana sarana dan prasarana yang ada mampu memberikan pelayanan yang memuaskan bagi masyarakat yang menggunakan layanan pada instansi ini.

Pertama akan dijabarkan mengenai misi, visi, strategi dan prinsip pelayanan yang melandasi semangat pelayanan yang sudah dicanangkan oleh instansi ini. Dengan melihat visi,  misi, strategi dan prinsip pelayananyang ada pada Kantor Bersama Samsat Padang akan dapat diukur secara pasti keberhasilan pelayanan yang dapat dicapai. Kedua akan dilihat struktur organisasi dan ketersediaan sumberdaya manusianya. Hal ini diperlukan karena kemampuan petugas memberikan pelayanan yang efisien sangat dipengaruhi oleh ketersediaan sumberdaya manusia dan struktur organisasi yang ada. Terakhir akan dilihat ketersediaan sarana infrastruktur yang akan menunjang pelayanan yang diberikan. Semua hal-hal yang menyangkut kondisi internal tersebut juga perlu diukur dalam bentuk indikator kinerja pelayanan yang sesuai dengan standar minimum pelayanan publik untuk pelayanan pada kantor Bersama Samsat Padang.


5.2. GAMBARAN UMUM
    
5.2.1. VISI, MISI, STRATEGI dan PRINSIP PELAYANAN

Visi yang digariskan oleh Kantor Bersama Samsat Padang adalah TERWUJUDNYA PENDAPATAN DAERAH YANG OPTIMAL UNTUK MENDUKUNG KEBERHASILAN PEMBANGUNAN DAERAH. Jelas dari misi ini terlihat bahwa Kantor Bersama Samsat Padang merupakan bagian dari sumber pendapatan daerah yang dapat menyumbang bagi pembangunan daerah.
Sedangkan misi yang ditetapkan adalah :

1.      Menjadikan Pendapatan Asli Daerah sebagai tulang punggung pendapatan daerah.
2.      Memberikan pelayanan  yang  prima kepada masyarakat melalui peningkatan kinerja aparatur secara berkesinambungan.

Untuk dapat mencapai visi dan misi yang sudah digariskan perlu diikuti oleh langkah-langkah teknis berupa strategi yang perlu dijalankan. Adapun strategi dari Kantor Bersama Samsat Padang adalah :

1.      Meningkatkan Pelayanan Kepada Masyarakat
·         Menyederhanakan Sisdur Pelayanan
·         Memberikan Kemudahan, Kecepatan, Keamanan dan Kepastian
·         Menerapkan Pelayanan Prima

2.      Memberikan Keamanan dan Keselamatan Pemilik Kendaraan Bermotor
·         Memudahkan Pengungkapan Kasus Kejahatan Motor
·         Memberikan Pelayanan Tepat Waktu dan Terkendali
3.      Meningkatkan Pendapatan Asli Daerah  (PAD) dan Negara
·         Mengintesifkan Penerimaan dan Melaksanakan Pungutan Secara Efektif dan Efisien
·         Meningkatkan tertib administrasi, tertib pungutan pelaporan
·         Menyosialisasikan setiap proses dan produk Kebijakan Pemungutan
·         Meningkatkan Koordinator dengan Instansi Terkait.    
       
Prinsip Pelayanan pada Kantor Bersama Samsat Padang dibuat berdasasarkan Keputusan Menpan No. 63 Tahun 2003. Adapun butir-butir prinsip pelayanan tersebut adalah sebagai berikut :

1.      Kesederhanaan
2.      Kejelasan
3.      Kepastian Waktu
4.      Akurasi
5.      Keamanan
6.      Tanggung jawab
7.      Kelengkapan
8.      Kemudahan
9.      Disiplin, kesopanan dan keramahan
10.  Kenyamanan
            
5.2.2. STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi dari sebuah perusahaan ataupun instansi publik merupakan kerangka berpijak dalam pelaksanaan tugas. Melalui struktur organisasi dapat dilihat bagaimana wewenang secara hirarki diberlakukan. Struktur organisasi juga memperlihatkan  garis tanggung jawab serta koordinasi antar unit yang ada, dan yang terpenting adalah sebuah struktur organisasi menggambarkan bagaimana efektivitas dan efisiensi sebuah keputusan dapat dilakukan.
Struktur Organisasi funsional dalam rangka efisiensi dan efektivitas kerja pada Kantor Bersama SAMSAT Padang adalah sebagai berikut :
Toloong bikinin bagan, ibu ga tau perintah bikin bagan pada Window Vista, udah berjam-jam diutak atik tetap ga ngerti................

5.3. SUMBER DAYA MANUSIA
Sumber daya manusia yang tersedia didalam suatu organisasi merupakan faktor yang sangat menentukan mutu dan kualitas pelayanan yang diberikan. Karena itu sumber daya manusia yang ada pada Kantor Bersama SAMSAT Padang memiliki kriteria sebagai berikut :
1.      Personil yang ditugaskan di Kantor Bersama SAMSAT harus memiliki kualifikasi tertentu yang ditetapkan oleh Tim Pembina SAMSAT sesuai dengan tugas dan kualifikasi masing-masing.
2.      Jumlah personil yang ditugaskan di Kantor Bersama SAMSAT ditetapkan oleh Tim Pembina SAMSAT Pusat berdasarkan beban tugas pelayanan
3.      Personil yang ditugaskan di Kantor Bersama SAMSAT tidak diberikan tugas lain diluar SAMSAT
4.      Setiap mutasi personil Kantor Bersama SAMSAT harus sepengetahuan Tim Pembina SAMSAT Propinsi
5.      Untuk peningkatan disiplin dan sikap mental personil Kantor Bersama SAMSAT, harus dilakukan pembinaan oleh Tim Pembina SAMSAT secara berkala
6.      Untuk meningkatkan profesionalisme personil Kantor Bersama SAMSAT dilakukan Program Orientasi/Pembekalan oleh Tim Pembina SAMSAT Pusat atau Propinsi
 Bersasarkan kriteria tersebut maka jumlah personil yang ada pada Kantor Bersama Samsat Padang dapat dibedakan atas beberapa kriteria yang didasarkan kepada asal instansi dari sumber daya manusia tersebut, yaitu yang berasal dari Kepolisian, Dinas Pendapatan, dan Jasa Raharja. Jumlah personil yang ada secara keseluruhan adalah 65 orang dimana sebagian besar berasal dari Dinas Pendapatan yaitu berjumlah 33 orang, kemudian yang berasal dari Kepolisian berjumlah 30 orang yang terdiri dari Anggota Polisi sebanyak 27 orang dan PNS POLRI sebanyak 3 orang. Jumlah terkecil adalah yang berasal dari Jasa Raharja yaitu sebanyak 2 orang. Adapun distribusi personil yang ada di Kantor Bersama Samsat Padang dapat dilihat pada tabel 5.1. dibawah ini.

Tabel 5.1. JUMLAH PERSONIL PADA KANTOR BERSAMA SAMSAT PADANG
TAHUN 2007
JENIS PERSONIL
JUMLAH
(ORANG)
KEPOLISIAN
·         Anggota POLRI
·         PNS POLRI

27
3
DINAS PENDAPATAN
33
JASA RAHARJA
JUMLAH
2
65
                  Sumber : Data Sekilas Pandang Pelayanan Pada Kantor Bersama Samsat
                                   Padang Tahun 2007.

                  
5.3.2. SARANA DAN PRASARANA PENDUKUNG
Sarana dan prasarana pendukung merupakan bagian terpenting dari terlaksananya suatu pelayanan publik. Semakin lengkap sarana dan prasarana yang ada, maka proses pelayanan akan semakin baik sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan yang telah ditetapkan di Kantor Bersama Samsat Padang tersedia berbagai sarana dan prasarana.

A.     SARANA KEGIATAN
Dalam melaksanakan tugas pelayanan kepada masyarakat pada Kantor Bersama SAMSAT diperlukan sarana kegiatan antara lain:
1.      Menyediakan gedung kantor dengan fasilitas sebagai berikut:
a.      Ruang Tunggu
b.      Loket/Ruang Pelayanan
c.       Ruang Pertemuan
d.      Loket/Ruang Informasi
e.      Loket Pengaduan untuk menampung dan menyelesaikan keluhan Wajib Pajak
f.        Ruang Pengendali Komputer
g.      Ruang Koordinator dan Pejabat Unit Samsat
h.      Ruang Workshop TNKB
i.        Ruang BPKB
j.        Ruang Pelayanan Mutasi
k.       Ruang Jaga
2.      Menyediakan halaman parkir/apel karyawan
3.      Menyediakan tempat check fisik
4.      Menyediakan fasilitas umum yang meliputi:
a.      Meja dan kursi wajib pajak
b.      Kantin
c.       Tempat Ibadah
d.      Ruang fotocopy
e.      Telepon Umum
f.        Mesin ATM
g.      Kamar Kecil/Toilet
5.      Menyediakan fasilitas khusus yang meliputi:
a.      CPU
b.      Terminal Komputer
c.       Printer
d.      Embossing
e.      Validasi Pengesahan/Cash Register
f.        Genset
g.      Televisi
h.      Dispenser

B.      PRASARANA KEGIATAN

Dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada pemohon STNK, pembayar PKB/BBN-KB dan SWDKLLJ, perlu di dukung dengan kelengkapan Prasarana Kegiatan antara lain :
1.      Memberikan nomor urut pendaftaran guna tertibnya pelayanan pendaftaran dengan metode FIFO (First In First Out)
2.      Menyediakan sarana pengatur masuk keluarnya Wajib Pajak sehingga tertib
3.      Menyediakan layar monitor atau papan informasi guna memberikan informasi kepada Wajib Pajak tentang status proses pendaftaran
4.      Menetapkan batas waktu proses penyelesaian
5.      Menyediakan papan informasi yang berisikan denah kantor, mekanisme dan prosedur, nama pejabat, besarnya biaya dan informasi lainnya.
6.      Tersedianya pusat informasi yang dapat memberikan informasi pada Wajib Pajak antara lain :
a.      Kendaraan-kendaraan yang diblokir
b.      Besarnya PKB/BBN-K
c.       Kendaraan blokir Ranmor
d.      Kendaraan-kendaraan hilang
7.      Tersedianya fasilitas yang nyaman berupa ruang tunggu yang memadai dilengkapi dengan pendingin udara (AC),tempat duduk, pesawat TV, meja untuk menulis, air mineral untuk minum dan WC yang terjaga kebersihannya.
8.      Sarana penunjang kegiatan SAMSAT harus dimanfaatkan secara optimal oleh instansi yang terkait dalam mekanisme SAMSAT.
9.      Program Aplikasi Komputer dan Standar Pengarsipan
a.      Dalam rangka peningkatan pelayanan, pengamanan, dan pendapatan dilaksanakan dengan menggunakan komputer
b.      Standarisasi program aplikasi komputer dan sistem pengarsipan ditetapkan Tim Pembinan SAMSAT Pusat.
10.  Pembayaran Melalui Sistem Perbankan, dalam hal ini telah beroperasi melalui Bank Nagari Padang.
11.  Papan Nama Kantor Bersama SAMSAT

5.4. MEKANISME PELAYANAN ADMINISTRASI
5.4.1. Pengurusan BPKB Kendaraan Baru
Untuk mengurus pendaftaran kendaraan bermotor baru ada beberapa syarat yang harus dipenuhi yaitu :
1.      Mengisi formulir SPPKB
2.      Identitas :
a.      Untuk perorangan : Tanda Jati Diri yang sah ditambah 1 lembar fotocopy, bagi yang berhalangan melampirkan Surat Kuasa bermaterai cukup
b.      Untuk Badan Hukum: Salinan Akte Pendirian di tambah dengan 1 lembar fotocopy, keterangan domisili, Surat Kuasa bermaterai cukup dan ditandatangani oleh Pimpinan serta dibubuhi cap Badan Hukum yang bersangkutan.
c.      Untuk Instansi Pemerintah (termasuk BUMN dan BUMD): Surat Tugas/Surat Kuasa bermaterai cukup dan ditandatangani oleh Pimpinan serta dibubuhi cap instansi yang bersangkutan
3.      Faktur
4.      Sertifikat  uji tipe, tanda bukti lulus uji tipe atau buku tanda bukti lulus uji berkala, sertifikat NIK (VIN) dan tanda pendaftaran tipe.
5.      Kendaraan bermotor yang mengalami perubahan bentuk harus melampirkan surat keterangan dari perusahaan karoseri yang mendapat izin
6.      Surat keterangan bagi kendaraan bermotor angkutan umum, yang telah memenuhi persyaratan.
7.      Bukti hasil pemeriksaan fisik kendaraan bermotor
  
5.4.2. Pengurusan  Kendaraan Mutasi
Untuk mengurus pendaftaran kendaraan bermotor yang mengalami mutasi harus dipenuhi beberapa persyaratan yaitu:
1.      Pendaftaran kendaraan bermotor tukar nama atas dasar jual beli
Persyaratan:
a.      Mengisi formulir SPPKB
b.      Identitas:
1.      Untuk perorangan: Tanda Jati Diri yang sah dan 1 lembar fotocopy
2.      Untuk Badan Hukum : Salinan Akte Pendirian di tambah 1 lembar fotocopy, keterangan domisili, Surat Kuasa bermaterai cukup dan ditandatangani oleh Pimpinan serta dibubuhi cap Badan Hukum yang bersangkutan
3.      Untuk Instansi Pemerintah (termasuk BUMN dan BUMD ) : Surat Tugas/Surat Kuasa bermaterai cukup dan ditandatangani oleh Pimpinan serta di bubuhi cap Instansi yang bersangkutan.
c.       STNK asli
d.      BPKB asli
e.      Kuitansi pembelian yang sah
f.        Bukti pelunasan PKB/BBN-KB dan SWDKLLJ (SKPD yang telah divalidasi) tahun terakhir.
g.      Bukti hasil pemeriksaan fisik kendaraan bermotor

2.      Pendaftaran Kendaraan bermotor pindah keluar daerah
Persyaratan :
a.      Mengisi formulir SPPKB
b.      Identitas:
1.      Untuk perorangan: Tanda Jati Diri yang sah dan 1 lembar fotocopy
2.      Untuk Badan Hukum : Salinan Akte Pendirian di tambah 1 lembar fotocopy, keterangan domisili, Surat Kuasa bermaterai cukup dan ditandatangani oleh Pimpinan serta dibubuhi cap Badan Hukum yang bersangkutan
3.      Untuk Instansi Pemerintah (termasuk BUMN dan BUMD ) : Surat Tugas/Surat Kuasa bermaterai cukup dan ditandatangani oleh Pimpinan serta di bubuhi cap Instansi yang bersangkutan.
c.       STNK asli
d.      BPKB asli
e.      Kwitansi pembelian yang sah (untuk ganti pemilik)
h.      Bukti pelunasan PKB/BBN-KB dan SWDKLLJ (SKPD yang telah divalidasi) tahun terakhir.
i.        Bukti hasil pemeriksaan fisik kendaraan bermotor


Catatan : Masa berlaku Surat Keterangan Fiskal Antar Daerah adalah sama dengan masa berlaku Surat Keterangan Pindah Pengganti  STNK.
3.      Pendaftaran Kendaraan bermotor pindah dari luar daerah
Persyaratan :
a.      Mengisi formulir SPPKB
b.      Identitas:
1.      Untuk perorangan: Tanda Jati Diri yang sah dan 1 lembar fotocopy
2.      Untuk Badan Hukum : Salinan Akte Pendirian di tambah 1 lembar fotocopy, keterangan domisili, Surat Kuasa bermaterai cukup dan ditandatangani oleh Pimpinan serta dibubuhi cap Badan Hukum yang bersangkutan
3.      Untuk Instansi Pemerintah (termasuk BUMN dan BUMD ) : Surat Tugas/Surat Kuasa bermaterai cukup dan ditandatangani oleh Pimpinan serta di bubuhi cap Instansi yang bersangkutan.
c.       Surat Keterangan Pindah sebagai pengganti  STNK
d.      BPKB asli
e.      Surat Keterangan Fiskal Antar Daerah
f.        Kuitansi pembelian yang sah (untuk ganti pemilik)
g.      Bukti hasil pemeriksaan fisik kendaraan bermotor
Catatan : Setelah di daftar, SAMSAT  daerah tujuan melakukan cross check dengan menanyakan kepindahan kendaraan tersebut kepada SAMSAT daerah asal, sambil memberitahukan bahwa kendaraan tersebut telah diberikan nomor baru di SAMSAT tujuan.
4.      Pendaftaraan Kendaraan bermotor pindah alamat dalam wilayah kerja SAMSAT yang sama.
Persyaratan :
a.      Mengisi formulir SPPKB
b.      Identitas:
1.      Untuk perorangan: Tanda Jati Diri yang sah dan 1 lembar fotocopy
2.      Untuk Badan Hukum : Salinan Akte Pendirian di tambah 1 lembar fotocopy, keterangan domisili, Surat Kuasa bermaterai cukup dan ditandatangani oleh Pimpinan serta dibubuhi cap Badan Hukum yang bersangkutan
3.      Untuk Instansi Pemerintah (termasuk BUMN dan BUMD ) : Surat Tugas/Surat  Kuasa bermaterai cukup dan ditandatangani oleh Pimpinan serta di bubuhi cap Instansi yang bersangkutan.
a.      STNK Asli
b.      BPKB Asli
c.       Bukti hasil pemeriksaan fisik kendaraan bermotor





5.      Pendaftaran Kendaraan bermotor rubah bentuk
Persyaratan :

a.      Mengisi formulir SPPKB
b.       Identitas:
1.      Untuk perorangan: Tanda Jati Diri yang sah dan 1 lembar fotocopy
2.      Untuk Badan Hukum : Salinan Akte Pendirian di tambah 1 lembar fotocopy, keterangan domisili, Surat Kuasa bermaterai cukup dan ditandatangani oleh Pimpinan serta dibubuhi cap Badan Hukum yang bersangkutan
3.      Untuk Instansi Pemerintah (termasuk BUMN dan BUMD ) : Surat Tugas/Surat  Kuasa bermaterai cukup dan ditandatangani oleh Pimpinan serta di bubuhi cap Instansi yang bersangkutan.
d.      STNK Asli
e.      BPKB Asli
f.        Surat Keterangan rubah bentuk dari Perusahaan karoseri/bengkel yang telah memiliki izin yang sah
g.      Bukti pelunasan PKB/BBN-KB dan SWDKLLJ (SKPD yang telah divalidasi) tahun terakhir
h.      Bukti hasil pemeriksaan fisik kendaraan bermotor


6.      Pendaftaran Kendaraan bermotor ganti mesin
Persyaratan :





Catatan :
1.      Apabila ganti mesin berasal dari kendaraan bermotor yang telah memiliki Nomor Polisi agar BPKB/STNK kendaraan tersebut dilampirkan, selanjutnya STNK nya ditarik dan BPKB diberi catatan oleh petugas.
2.      Apabila angka 1 diatas tidak dipenuhi, maka dimintakan Surat Keterangan dari Reserse Kepolisian yang menyatakan kendaraan tersebut tidak tersangkut perkara kriminalitas.
7.      Pendaftaran Kendaraan bermotor ganti warna
Persyaratan:
8.      Pendaftaran Kendaraan bermotor STNK rusak/hilang
Persyaratan :
9.      Pendaftaran Kendaraan bermotor TNKB rusak/hilang
Persyaratan : sda
10.  Pendaftaran ganti nomor kendaraan


6.EXCELLENT SERVICES : KONSEP DAN IMPLEMENTASI PADA PELAYANAN PUBLIK
6.1. Konsep
Dalam rangka memberikan layanan prima kepada wajib pajak,  Kantor Bersama SAMSAT Padang telah membuat beberapa konsep mengenai bagaimana agar Excellent Service tersebut dapat dicapai yaitu:
1.      KEPASTIAN WAKTU
·         Penyelesaian jenis proses pengurusan mempunyai standar waktu maksimal
·          Bagi proses tertentu yang melewati batas standar maksimal, wajib pajak yang bersangkutan dapat menanyakan kepada petugas termasuk ranmor dan dokumen pendaftaran yang bermasalah

2.      KESEDERHANAAN , yaitu dengan memberikan pelayanan dengan 2 loket :
·         Loket I  : Pendaftaran dan Penetapan
·         Loket II : Pembayaran dan Penyerahan

3.      KEJELASAN DAN KEPASTIAN
·         Besar biaya TNKB, BPKB, dan biaya administrasi didasarkan pada Skep Kapolri
·         Besar PKB dan BBNKB didasarkan pada SK Gubernur
·         Besar SWDKLLJ didasarkan pada Keputusan Menkeu
·         Tersedia papan alur mekanisme proses pengurusan

4.      KELENGKAPAN
·         Disediakan Pusat Informasi dan Pengaduan untuk Wajib Pajak
·         Disediakan papan petunjuk persyaratan untuk untuk setiap pengurusan pada tempat yang mudah dilihat Wajib Pajak
·         Disediakan papan petunjuk untuk kemudahan Wajib Pajak kearah yang dituju
·         Ruang tunggu yang nyaman dan asri
5.      KEAMANAN
·         Memberikan kepastian perlindungan hukum
-          Aman SKPD di validasi
-          Aman STNK disyahkan
·         Semua data Kendaraan Bermotor mulai dari pendaftaran sampai dengan arsip terintegrasi dalam satu jaringan komputer

Berdasarkan kepastian waktu yang telah ditetapkan maka standar waktu maksimal penyeleaian pelayanan adalah sebagai berikut :
Proses :
Kendaraan Baru                                  60 menit
Mutasi Masuk/BBN                            60 menit
Perpanjangan 5 tahun                       60 menit
Pengesahan STNK                               30 menit

2 komentar:

mylansia mengatakan...

to : Admin.

Sebetulnya Postungannya sudah baik, hanya saja masih ada beberapa item yang belum terisi, misal : persyaratan Pendaftaran Kendaraan bermotor ganti mesin. Saran saya, bilamana postingan terlalu besar, sebaiknya pakai program pdf, pendaftrannya gratis. Keuntungannya pembaca bisa dengan mudah jika akan menggandakan postingan.
Sekian dan terima kasih.

mylansia mengatakan...

To : Admin.

Seandainya Web atau blog ini secara resmi milik Kantor Samsat Padang, mengapakah tidak menggunakan yang berbayar saja ??? karena hasilnya lebih baik, selain itu di era sekarang ini semua Dinas/Intansi/Lembaga Pemerintah, diwajibkan memiliki web resmi (Tehnologi Informasi/IT) sebab hal tersebut merupakan salah satu indikator keberhasilan pelayanan umum kepada masyarakat dalam menyerap Data dan berbagai informasi secara transparan (terbuka)
Sekian dan terima kasih.

Posting Komentar

 
Design by Wordpress Theme | Bloggerized by Free Blogger Templates | free samples without surveys